Gut ausgestattet

Ein Blick in den Betrieb der Universität

Wer die Ruprecht-Karls-Universität von außen betrachtet, sieht zunächst einmal die älteste Universität Deutschlands, vor romantischer Kulisse, berühmt und bekannt durch herausragende wissenschaftliche Leistungen. Doch schon ein flüchtiger Blick hinter die Kulissen, in das komplexe Funktionsgeflecht der Ruperto Carola zeigt dem Beobachter, dass viele Räder ineinandergreifen müssen, damit die "Maschine Universität" läuft, damit Forschung, Wissenschaft und Lehre optimal funktionieren. Welche Institutionen in Verwaltung und Fachbereichen wirken hier zusammen? Wie ist die Universität auf die wachsenden Anforderungen der Zukunft vorbereitet? Welche Schwerpunkte setzt sie vor allem auch in ihrer baulichen Entwicklung? Und welchen Service bietet sie ihren Mitgliedern?

Ressourcen kommerziell nutzen

Was die Universitäten leisten sollen, ist in der Novelle des baden-württembergischen Universitätsgesetzes neu definiert worden: Sie sollen internationaler und bedarfs- und marktgerechter werden. "Für mich sind die Internationalisierung der Universität und die Intensivierung der Auslandskontakte wichtige Entwicklungsziele, die in der Verwaltung sehr gut verankert sind", erläutert Romana Gräfin vom Hagen, die Kanzlerin der Universität. Sichtbar geworden ist diese internationale Ausrichtung unter anderem mit dem Internationalen Wissenschaftsforum Heidelberg (IWH), das hauptsächlich internationale Symposien veranstaltet.

Der finanzielle Spielraum für die Ruprecht-Karls-Universität ist indes klar abgegrenzt. "Unsere Gesamtsituation ist geprägt vom Solidarpakt", so die Kanzlerin. "Diese Vereinbarung mit der Landesregierung gilt bis zum Jahr 2006. Sie verleiht uns eine gewisse Planungssicherheit." Auf der anderen Seite fehlt es an Finanzzuschüssen für die universitären Aktivitäten. "Deshalb müssen wir die vorhandenen Ressourcen auch kommerziell nutzen." Möglichkeiten dazu sind vorhanden: So kann die Universität mehr Drittmittel einwerben, vorhandene Fördermöglichkeiten nutzen, den Technologietransfer intensivieren und durch Verwertungsrechte, aber auch mit Weiterbildungsmaßnahmen Einnahmen erzielen. "Durch die neuen Gesetze können wir uns jetzt auch an kommerziellen Gesellschaften wie GmbHs beteiligen", erklärt Romana vom Hagen.

Für die notwendige Grundausstattung sorgt jedoch nach wie vor das Land - mit hohen Investitionen in die Bautätigkeit der Universität. "Da müssen Sie nur einmal auf den Campus im Neuenheimer Feld gehen", sagt die Kanzlerin, "dann sehen Sie, wohin wir in Zukunft steuern."

Im Neuenheimer Feld: Bauen für die Zukunft

Ein Rundgang durch das Neuenheimer Feld lässt keine Zweifel offen: überall Bauzäune, Kräne, Baugruben und Lastwagen, die Unmengen an Aushub bewegen. Die derzeitigen Bauprojekte - fertiggestellte und im Bau befindliche - erstrecken sich auf eine Nutzfläche von mehr als 40.000 m2. "Im letzten Jahr haben wir zwei wichtige Bauten eingeweiht", berichtet die Kanzlerin, "den neuen Sporthallenkomplex und das Verfügungsgebäude, in dem heute die Umweltphysik ihr Domizil hat. Und kürzlich feierten wir Richtfest im Otto-Meyerhof-Zentrum für ambulante und klinische Forschung." In diesem Jahr belaufen sich die Gesamtausgaben für die bauliche Entwicklung auf ungefähr 115 Millionen Mark. Ein besonderer Schwerpunkt der Bautätigkeit liegt auf den Renovierungen, insbesondere bei den naturwissenschaftlichen Instituten: "Viele Gebäude im Neuenheimer Feld wurden in den sechziger Jahren erstellt. Sie werden jetzt saniert und zugleich mit modernsten Geräten ausgestattet." Die Sanierungskosten liegen immerhin zwischen sechzig und siebzig Millionen Mark.

"Die größte Baugrube gehört zur neuen Medizinischen Klinik", so Romana vom Hagen. Das Projekt mit einem Gesamtvolumen von rund 325 Millionen Mark entsteht zwischen der Kopfklinik und dem Botanischen Garten. Aktuelle Bauvorhaben sind außerdem ein weiterer Neubau für die Chemischen Institute und ein Neubau für die Physikalischen Institute.

Für den reibungslosen Ablauf all dieser Großprojekte sorgen gemeinsam das Planungsdezernat der Universität unter der Leitung von Ute Greenier und das Universitätsbauamt - ein eingespieltes Team. "Die Universität baut ja selbst nicht", erläutert Dieter Sauer, Leiter der Abteilung Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten im Planungsdezernat. "Sie stellt die Bauanträge und das Universitätsbauamt als Ausführungsbehörde ist für den Bau zuständig." Der Ablauf in Kürze: Eine Fakultät reicht im Planungsdezernat eine sogenannte "Nutzungsanforderung" ein. Nach eingehender Prüfung formuliert die Bauabteilung den Antrag an das Bauamt. Das Bauamt setzt den Antrag dann um. "Wir sitzen als Koordinatoren an der Schnittstelle zwischen Bedarf und Bau", so Dieter Sauer, "und wir verstehen uns als Dienstleister für die Institute. Unser oberstes Ziel dabei ist immer: Der Bau soll dem Nutzer zweckmäßige räumliche Voraussetzungen für wissenschaftliches Arbeiten bieten." Deshalb finden bei aktuellen Vorhaben regelmäßig Gespräche (Jour-fixe) zwischen den Vertretern der Institute und den Architekten statt.

Medizin kompakt: alles auf dem Campus

Das derzeit wichtigste Vorhaben ist der Bau der neuen Medizinischen Klinik - das größte Hochbauvorhaben des Landes Baden-Württemberg. "Der Neubau der Inneren Medizin wird die Forschungslandschaft in Heidelberg erneut zum Positiven verändern", verdeutlichte Prorektor Prof. Jochen Tröger bei der Präsentation vor der Presse. "Denn klinische Forschung und Grundlagenforschung werden zusammengeführt." Das eigentliche Klinikgebäude umfasst 25000 m2 Nutzfläche und 304000 m3 umbauten Raum. Der Pflegebereich bietet Platz für 271 Betten in Ein- und Zweibettzimmern sowie 24 tagesklinische Plätze. Die Gesamtbaukosten betragen 250 Millionen Mark. Mit den Kosten für die Erstausstattung in Höhe von 75 Millionen Mark ergibt sich ein Gesamtaufwand von 325 Millionen Mark. Das Projekt soll im April 2003 schlüsselfertig sein - nach nur 36 Monaten Bauzeit.

Die neue Medizinische Klinik im Neuenheimer Feld wird die traditionsreiche Ludolf-Krehl-Klinik und die anderen Bergheimer Kliniken ablösen - ein Vorteil für die Medizinstudenten. "Sie gewinnen Zeit, da sie nicht mehr zwischen Bergheim und dem Neuenheimer Feld hin- und herpendeln müssen", so Prorektor Tröger. Ein moderner Hörsaal und eine Vielzahl von audiovisuell optimal ausgerüsteten Seminarräumen verbessern die Voraussetzungen erheblich.

Auch die Patienten werden besser versorgt: Denn die Innere Medizin wird nicht mehr wie bisher auf 17 Standorte verteilt sein, und auch der direkte Anschluss zur Kopfklinik spart Wege und Zeit. "Für die Kranken werden sich die Bedingungen erfolgreicher Diagnostik und Therapie drastisch verbessern", resümiert der Vorsitzende des Klinikumsvorstands, Prof. Eike Martin.

Ein Wermutstropfen allerdings fällt auf den erfolgreichen Umzug: Der Botanische Garten kann an seinem jetzigen Standort nicht mehr "wachsen". Die Suche nach einem neuen Platz für die Botaniker im Norden des Neuenheimer Feldes offenbarte gleichzeitig auch das Dilemma der Universität: "Wir besitzen kaum Raumreserven für eine Ausdehnung", konstatiert Kanzlerin Gräfin vom Hagen. "Eine Erweiterung nach Norden scheiterte bislang leider am Widerstand der Stadt Heidelberg. Vielleicht lässt sich da ja ein Sinneswandel herbeiführen."

Neuausstattung der Chemie und Abschied der Physik vom Philosophenweg

Weniger problematisch, aber durchaus komplex und dabei nicht ohne Sentimentalität vollziehen sich die Neubauten und Sanierungen bei den Naturwissenschaften. "Die chemischen Institute sind nach über vierzig Jahren sanierungsbedürftig", erläutert Dieter Sauer. "In einem Stufenplan wird der Gebäudekomplex jetzt neu gestaltet, als Mischform aus Neubauten und Sanierung", so der Abteilungsleiter. Der erste Schritt: der Neubau eines Erweiterungsgebäudes mit rund 1.700 m2 Nutzfläche. Die Baukosten beliefen sich auf 15,8 Millionen, die Erstausstattung mit modernsten Geräten auf über drei Millionen Mark. "Die Kennwerte für die Erstausstattung sind natürlich abhängig von den Fächern und reichen von 320 Mark pro Quadratmeter bei den Geisteswissenschaften bis hin zu 1541 Mark bei Naturwissenschaften", erläutert Dieter Sauer.

Teuer wird die Erstausstattung in der Physik: Rund zehn Millionen Mark kosten Geräte und Einrichtung im Neubau mit 7.000 m2 Nutzfläche (Baukosten: knapp 70 Millionen Mark), der derzeit neben der Mensa errichtet wird. Damit wird eine idyllische, aber zugleich auch immer von Raumnöten geprägte Ära beendet: Jahrzehntelang residierten nämlich Heidelberger Physiker verstreut in Villen an den Hängen des Heiligenbergs. Die Konzentration der Physik auf einen Gebäudekomplex im Neuenheimer Feld bedeutet damit auch den Abschied der Physik vom Philosophenweg.

"GB" - hält den Betrieb am Laufen

Mit einem kleineren, für die ausländischen Studierenden aber wichtigen Umzug befasst sich zur Zeit Jürgen Brachmann: dem Transfer des Akademischen Auslandsamts in den gegenüber liegenden Flügel des Carolinums. "Solche Dinge überwache ich gerne persönlich." Jürgen Brachmann ist seit zwölf Jahren der Geschäftsleitende Beamte der Universität. "GB", als Abkürzung auf fast jeder Umlaufmappe der Universitätsverwaltung zu finden, dokumentiert nicht etwa die engen Beziehungen der Ruperto Carola zu London und dem Vereinigten Königreich, sondern die Fülle der Aufgaben, die der Geschäftsleitende Beamte wahrnimmt, kurz: "Alles, was notwendig ist, damit die Verwaltung funktioniert." Zu den Aufgaben dieser Stabsstelle, die direkt der Kanzlerin zugeordnet ist, gehören der sogenannte innere Dienstbetrieb, die Bürorganisation und eine Reihe von Sonderaufgaben. Jürgen Brachmann kann hier auf einen großen Bonus verweisen - auf über zwanzig Jahre Erfahrung in der Universitätsverwaltung. "Die Universität kenne ich von innen so gut wie meine Westentasche." Zu seinen Aufgaben zählt die administrative Organisation des Rektorballs ebenso wie die Betreuung der universitären Gesellschaftshäuser und die Koordination des Haus- und Reinigungsdienstes. Außerdem war er für die Umstellung der Telekommunikationsanlage auf ISDN verantwortlich. "Es hieß damals: Der Brachmann kennt sich da aus, der soll das machen." Was liegt näher, als den Macher selbst zu fragen: Wie funktioniert die Verwaltung eigentlich?

"Nehmen wir als Beispiel einmal die Poststelle", erzählt Jürgen Brachmann. "Hier landet der Löwenanteil der Post, wird in verschiedene Postfächer sortiert und dann an die einzelnen Institute per Hauspost verteilt." Für den Zentralbereich Im Neuenheimer Feld (früher kurz: "Theoretikum" genannt) gibt es eine weitere Verteilerstelle. Aber auch für die Postversendung zeichnet die Poststelle verantwortlich. "Im Jahr verbrauchen wir rund 400.000 Mark Porto nur für die Verwaltung und die angeschlossenen Institute", weiß Brachmann. Diese Aufgaben bewältigt die Poststelle mit sechs Mitarbeitern. Zwei der Männer arbeiten hauptamtlich als Fahrer und chauffieren auch den Rektor zu auswärtigen Terminen. "Da kommen für das Rektorat im Jahr locker 120.000 Kilometer zusammen." Serviceleistungen für alle universitären Einrichtungen erbringt die Hausdruckerei. Drei Mitarbeiter erzeugen zehn bis zwölf Millionen Druckseiten jährlich. "Die Palette reicht von Veranstaltungseinladungen und kleinen Plakaten bis zum Rechenschaftsbericht des Rektors", erläutert der Geschäftsleitende Beamte.

Zu seinen Aufgaben gehört weiterhin die Büroorganisation und damit die Ausstattung der Räume im Dialog mit den späteren Nutzern. "Die Leute sollen selbst entscheiden, wie und wo sie arbeiten", so Jürgen Brachmann. "Die Absprache ist ja auch deshalb wichtig, weil dann das beschafft wird, was auch gebraucht wird."

Beschaffung: vom Klebestift bis zur Kommunikationsanlage

Wenn Doris Kuhn und ihre Mitarbeiterinnen, Alisa Gruber-Egenlauf, Beate Krampen, Helga Okenwa, Luciana Winkelhausen und Dorothee Zimmermann, in der Zulassungsstelle des Auslandsamtes dann neben den neuen Möbeln auch neue Klebestifte benötigen oder einen neuen PC - dann ist dafür die Zentrale Beschaffungsstelle zuständig. "Wir sind als zentrale Stelle für alle Institute und Einrichtungen tätig und wickeln jährlich rund 25 Millionen Mark an Beschaffungsanträgen ab", berichtet Leiter Thomas Schraysshuen. Bei vielen Dingen gilt: Wer an der Universität etwas braucht, muss einen Antrag stellen, den die Beschaffungsstelle prüft und anschließend den Auftrag erteilt. "Unser Leitgedanke dabei ist: Die Beschaffung muss so effizient wie möglich gestaltet sein. Das heißt: Dinge, die der Wissenschaftler für seine tägliche Arbeit benötigt, beschafft er selbst in Eigenregie." Bei der Erstausstattung der Institute, beim Kauf von Möbeln oder teuren wissenschaftlichen Geräten hingegen tritt die Beschaffungsstelle in Aktion - aus gutem Grund: Denn durch Rahmenverträge mit Lieferanten erzielt sie erhebliche Rabatte. "Das sind zum Beispiel bei Möbeln über fünfzig Prozent. Die Rechnungen allerdings gehen natürlich immer an die einzelnen Institute, die selbst für ihre Mittel verantwortlich sind", erläutert Thomas Schraysshuen. Zu den teuersten Anschaffungen bisher zählten die Parallelrechner für das Interdisziplinäre Institut für Wissenschaftliches Rechnen (IWR) in Höhe von mehreren Millionen Mark. Als Schwabe und Diplom-Kaufmann ist Thomas Schraysshuen geradezu prädestiniert für den sparsamen Umgang mit Finanzmitteln. "Wir versuchen als kleine Abteilung mit fünf Leuten so effizient wie möglich zu arbeiten." Mehr Service leistet die Abteilung auch bei der Bestellung von Geräten ab 10.000 Mark. "Ein Wissenschaftler soll sich doch nicht mit den Bestimmungen der Vergabeordnung für Leistungen auseinandersetzen müssen", fordert Schraysshuen. "Wir bauen jetzt, unter Nutzung des Internets, eine Datenbank auf, die die Beschaffungsvorgänge transparenter und flüssiger gestaltet."

So können bestimmte Materialien in der Datenbank abgerufen werden oder man kann auf Hyperlinks zu Lieferanten zurückgreifen. "Mit dem neuen Service sparen wir letzten Endes Ressourcen", fasst Thomas Schraysshuen zusammen. Der Service der Abteilung reicht aber noch weiter: Für Wissenschaftler, die dem Ruf nach Heidelberg gefolgt sind, ist die Zentrale Beschaffungsstelle oft eine der ersten Anlaufstellen. "Wir helfen dem neuen Professor nicht nur bei der Möbelbeschaffung, sondern auch schon mal beim Eingewöhnen", merkt Thomas Schraysshuen an.

Der oberste Grundsatz: Service

"Die teuerste Anschaffung in den 80-er Jahren in der Zentralen Universitätsverwaltung war die Ausstattung für das Büro für Textverarbeitung - mit rund 100.000 Mark", erinnert sich Jürgen Brachmann. Damals schon, in der Prä-Windows-Zeit, war Heidelberg in punkto innovative Technik und Software hervoragend ausgestattet. "Wir hatten damit eine Anlaufstelle, um hochqualifizierte Druckvorlagen erstellen zu können - im Gegensatz zu den meisten anderen Unis, die alle Aufträge nach außen vergeben mussten."

Auch heute noch steht für Jürgen Brachmann der Service ganz oben. "Der Rechnungshof hat uns schon öfter kritisiert, wir seien zu dienstleistungsfreundlich. An diesem Ende werden wir nicht sparen, denn unsere "Kunden", die Studierenden, sollen nicht darunter leiden." Hier ist der gebürtige Heidelberger ganz Lokalpatriot: "Auch die Verwaltung will mit ihren Dienstleistungen dafür sorgen, dass das weltweit gute Image Heidelbergs und seiner Universität erhalten bleibt." Bei der gegenwärtigen guten Ausstattung der Ruperto Carola ist ganz gewiss damit zu rechnen.

Peter Saueressig